Inventario: cargar facturas y remitos con IA

En Inventario y Compras cargás las compras que le hacés a tus proveedores. La forma más rápida es sacarle una foto al comprobante —sea una factura o un remito—: la IA lo lee y carga todo sola. Si la mercadería te llegó con remito y la factura viene después, también entra: el stock sube igual y la factura se carga cuando aparece.

Paso a paso

1. Entrá a Inventario y Compras y elegí cargar una compra nueva.
2. Sacale una foto al comprobante del proveedor (o subilo): sirve la factura y sirve el remito.
3. La IA reconoce los productos, las cantidades, los precios, el IVA y el proveedor, y arma la carga.
4. Si lo que tenés en la mano es un remito (la factura todavía no llegó), marcá la opción que dice que todavía no tenés la factura. Abajo está explicado qué cambia.
5. Revisá que esté todo bien y confirmá.

En cada renglón el precio va sin IVA y el IVA va en su columna, como en la factura. Si tu factura trae los precios con IVA incluido (factura B o ticket), poné el precio final y el IVA en 0% (debajo te va a decir «precio final, tal cual»). Debajo de cada renglón te mostramos a cuánto entra al stock y por qué. Si el botón de guardar está gris, abajo te dice por qué (por ejemplo, que falta confirmar cómo factura tu local, o que no pudimos leerlo: ahí aparece Reintentar). Si tu local nunca dijo cómo factura, vas a ver el cartel amarillo para confirmarlo (ver «Insumos y recetas»).

En qué impacta

• Suma el stock de lo que compraste.
• Actualiza el costo de tus insumos y productos. Qué entra al costo depende de cómo factura tu local: si sos Responsable Inscripto, el precio sin IVA (ese IVA te lo descontás); si sos monotributista, el precio más el IVA de cada renglón (para vos es parte del costo). Los renglones exentos o al 0% entran tal cual. El Libro IVA, la deuda con el proveedor y los totales no cambian por esto.
• Registra el movimiento en la cuenta corriente del proveedor. (Con un remito esto todavía no pasa: recién nace la deuda cuando cargás la factura.)

Llegó la mercadería con remito y la factura viene después

Es lo más común del mundo: el camión te deja la mercadería con un remito y la factura aparece a los días, o a fin de mes. No esperes la factura para cargar la entrega — si esperás, tenés stock real en el depósito que el sistema no sabe que existe, y todo lo que mires en el medio (faltantes, costos, márgenes) te va a mentir.

1. Cargá la compra como siempre y sacale la foto al remito.
2. Marcá la opción de que todavía no tenés la factura. La compra queda cargada como recepción: la mercadería entró, el comprobante fiscal no.
3. El stock sube igual, y el costo de esos insumos se actualiza igual. Eso no espera a nada. Como el remito no dice el IVA, te preguntamos una vez para toda la entrega si los precios que cargaste incluyen IVA (sí / aparte / no lleva); hasta que no contestás, no se carga. Si sos Responsable Inscripto y contestás que incluye, te preguntamos también si te van a dar (o te dieron) factura A: sin factura A (ticket, factura B o nada) ese IVA no te lo descontás y al costo entra lo que pagaste, tal cual. Si los renglones salieron de la foto del remito, ojo: esos precios ya tienen el IVA adentro. Si la entrega viene de una orden de compra, los precios del pedido están sin IVA, como los cargaste en la orden.
4. La compra te queda con el cartel "Recibido sin facturar", y en la ficha del proveedor te aparece como mercadería sin facturar. Ésa es tu lista de facturas que todavía te deben.
5. Cuando llega la factura, volvés a esa misma compra y la cerrás con Cargar factura: ahí ponés el tipo (A, B o C) y el número. Recién ahí nacen la deuda con el proveedor y el IVA, y el costo promedio se ajusta solo por la diferencia entre lo que estimaste y lo que dice la factura (con el IVA, si sos monotributista). Si habías dicho que no ibas a tener factura A, te la dejamos lista como factura B con lo que pagaste: si es eso lo que te dieron, confirmás y listo. Si al final te dieron una factura A, elegí A y cargá cada renglón sin IVA y con su IVA aparte, como en el papel (si lo dejás todo en 0% te avisamos: así no te queda el IVA para descontar).

Al cargar la factura las cantidades quedan bloqueadas a propósito: esa mercadería ya movió stock cuando la recibiste, y volver a tocarla la movería dos veces. Si la factura viene con cantidades distintas a las del remito, eso se arregla desde Ajustar (o cargando la diferencia como otra entrada), no pisando la recepción.

Dos cosas más, si la pantalla te las ofrece:

• El número del remito: cargalo. Es lo que después te deja encontrar esa entrega y cruzarla contra la factura cuando llegue, sin ir adivinando por fecha.
• Un aviso de que hay renglones que no movieron stock: quiere decir que esas líneas entraron al comprobante pero no al depósito (típico de una línea que no quedó vinculada a ningún insumo tuyo). Si esperabas que ese ítem entrara al stock, revisá qué insumo tiene elegido esa línea.

Tengo un remito que quedó cargado como si fuera una factura

Si cargaste remitos antes del 10 de septiembre, puede que alguno haya quedado guardado como factura. Se nota así: en Compras la compra dice «Factura remito», le suma deuda al proveedor que todavía no existe, y cuando llega la factura de verdad no te deja cargarla («esta compra ya tiene factura»).

Arriba de la lista de compras te aparece un aviso con cuántas hay, y cada una tiene un recuadro ámbar con el botón Corregir. Al tocarlo:

• La compra queda como remito sin facturar, con su número de remito.
• Se le saca la deuda de más al proveedor en su cuenta corriente.
• El stock no se toca: la mercadería entró de verdad.

Después, cuando llegue la factura, la cargás con Cargar factura como cualquier otra. Si esa compra ya tenía pagos cargados, no se corrige sola: escribinos y la dejamos bien.

Por qué un remito no lleva IVA

Un remito —y una factura X— no discrimina IVA: no te da crédito fiscal, y por eso el Libro IVA los deja afuera. Por eso, si cargás el comprobante como Remito, el sistema no te deja ponerle alícuotas distintas de 0%.

Si te lo frena, mirá bien qué tenés en la mano:

• Es la factura → elegí Factura A, B o C. El IVA va ahí.
• Es el remito y la factura no llegó → marcá que todavía no tenés la factura. Ése es el camino, y es para lo que está.
• Poner todo en 0% vale sólo si el comprobante de verdad no tiene IVA. Ojo con usarlo para zafar: además de sacar el IVA del libro, te deja corta la deuda con el proveedor justo por ese IVA, y esa plata se la debés igual.

Si no te deja cargarla dos veces

Si el comprobante que estás cargando ya figura cargado para ese proveedor (mismo número), el sistema no lo guarda y te avisa cuál es la compra que ya existe, con su fecha y su monto. Es a propósito: cargar la misma factura dos veces duplica la deuda con el proveedor, el stock y el IVA, y después hay que desarmarlo a mano.

• Si es la misma factura, cerrá sin guardar.
• Si de verdad son dos comprobantes distintos, revisá el número; si está bien, podés confirmar y cargarla igual.

No importa cómo esté escrito el número: reconoce que 0003-00012345 y 3-12345 son el mismo comprobante.

Si falla al subir la foto o el PDF

El sistema reintenta solo varias veces y, si la subida directa no sale, prueba un camino alternativo mandando el archivo a través de Kicket. Casi siempre se resuelve sin que hagas nada. Si aun así falla, vas a ver el error con un botón Reintentar: usalo, no hace falta que vuelvas a sacar la foto ni a elegir el archivo.

Si sigue fallando en una computadora pero anda en otra, el problema es de ese equipo o su conexión (suele ser el antivirus o alguna extensión del navegador que corta la subida). Mientras tanto podés cargar la compra a mano y adjuntar la factura después.

Si el mensaje dice que venció la sesión, recargá la página e iniciá sesión de nuevo. Si dice que el archivo es muy pesado, sacá la foto con menos resolución.

Descargar el listado de insumos

En la solapa Inventario, el botón Descargar Excel te baja la foto de tu inventario tal como está hoy: cada insumo con su stock, el costo promedio, el valor, el proveedor, el stock mínimo y la merma esperada. Trae todos los insumos, no sólo los que ves en pantalla ni los que filtró el buscador.

Además del stock en unidad base, la columna Equivalencias te lo muestra en tus unidades de compra (por ejemplo, 37 botellas · 6,2 cajas), que es como se cuenta en el depósito.

Este archivo es para mirar, no para volver a subir. Para cargar mercadería que entra usá la planilla de abajo, que es otra descarga.

Cargar un ingreso de mercadería por Excel

Cuando te llega un pedido grande y no querés cargarlo insumo por insumo:

1. Gestionar insumos → Importar Excel → "Descargar planilla con mis insumos". Baja con todos tus insumos ya cargados (nombre, unidad, unidad de compra, proveedor), y las columnas de cantidad y costo vacías.
2. Completá sólo los insumos que te entraron. A los que dejes sin cantidad no les entra stock, así que podés subir la planilla entera sin problema.
3. Subí el archivo en esa misma ventana.

Las dos primeras filas de la planilla son un recordatorio y quedan fijas en pantalla mientras scrolleás. No hace falta borrarlas: el sistema las ignora.

Lo más importante: acá las cantidades se SUMAN. Si tenés 40 botellas y entran 12, escribís 12 y quedan 52. No escribas 52.

Esto es al revés que el Excel del Menú (para productos de la carta), donde escribís el total y reemplaza. Son dos planillas distintas y funcionan distinto: si venís de aquélla, ojo.

Dos cosas más:

• Si cargás cantidad, el costo es obligatorio (costo_unitario o costo_total, uno solo, como figura en la factura). Antes de subirla te preguntamos una vez si los precios incluyen IVA. El stock siempre entra a costo, si no se desvirtúa el costo promedio.
• La cantidad va en una sola de las dos columnas: cantidad_en_envases (9 botellas → 9) o cantidad_en_unidad_base (6,75 litros → 6,75). Fijate la columna unidad_compra de esa fila para saber qué es un "envase" ahí: si dice Botella, van botellas — si escribís cajas, entra doce veces menos y nada te lo avisa.
• Si una sola fila falla, no se importa ninguna. El sistema te dice cuáles corregir: arreglalas en la misma planilla y subí el archivo completo otra vez, no armes uno nuevo con las que fallaron.
• No subas el mismo archivo dos veces, porque suma dos veces. Si no llegaste a ver el resultado, mirá el stock antes de reintentar.
• Sin cantidad no entra nada, aunque pongas el costo. El costo solo no carga stock, y el resultado igual dice "actualizado". Si cargaste la factura y no ves el stock, fijate que hayas completado la cantidad.
• Los negativos se ignoran. Si te pasaste y querés descontar, no pongas -12: el sistema lo descarta sin avisar. Para bajar stock andá a Ajustar o Registrar merma.
• stock_minimo, merma_esperada y descripcion no se actualizan desde acá en insumos que ya existen: eso se edita en la ficha del insumo.
• La columna "stock de hoy (NO se importa)" es sólo para comparar contra el remito. Si escribís ahí, no pasa nada — el número tiene que ir en cantidad_en_envases o cantidad_en_unidad_base.

La última columna, "NO TOCAR - stock actual", está sólo para que compares contra el remito. El sistema la ignora. Y en la segunda solapa del archivo tenés estas mismas instrucciones.

Si lo que querés es un conteo físico (contar todo y dejar el sistema en lo que contaste), esto no es lo que buscás: eso se hace con Ajustar → Conteo físico, que fija el número en vez de sumarlo.

Sacar mercadería del stock

No hay ningún botón que diga "Egreso": en Kicket esa palabra es de la caja y se refiere a sacar plata. Para bajar mercadería tenés tres caminos:

• Un insumo puntual: en la solapa Inventario, el botón Ajustar de esa fila. Ahí elegís Conteo físico (fijás el stock en lo que contaste), Ajuste (sumás o restás sobre lo que hay) o Merma (descontás con causa: rotura, vencimiento, derrame).
• Contaste muchos insumos de una vez (cierre de mes, arqueo de barra): el botón Recuento en Materias Primas. Bajás una planilla con el stock de hoy, escribís al lado el total que contaste y antes de guardar te mostramos insumo por insumo de cuánto a cuánto pasa. Es el Conteo físico de arriba pero para doscientos insumos.
• Varias cosas, o un producto terminado: el botón Registrar merma, arriba a la derecha. Te lleva a la pantalla de merma, donde cargás insumos o productos de la carta con su causa y su motivo, y podés deshacer si te equivocaste.

Si un insumo todavía no tiene costo cargado, en lugar de Ajustar vas a ver Cargar costo. Para darle de baja stock sin cargarle el costo, entrá por Registrar merma, que los lista a todos.

La merma no te deja dar de baja más de lo que hay. Si hay 2 litros de fernet y ponés 3, te frena («Hay 2 L de Fernet, no se pueden dar de baja 3 L») en vez de dejarlo en cero sin avisar. En un producto con receta es todo o nada: si a algún insumo no le alcanza, no se descuenta ninguno. Si de verdad tenés menos de lo que dice el sistema, primero hacé un conteo.

¿La mercadería se va a otro local de tu cadena? No la des de baja como merma: eso la cuenta como pérdida. Mandala con un traslado desde Cadena → Stock → Insumos (ver «Mandar insumos de un local a otro de tu cadena»).

Si facturás o cancelás una compra después de mandar parte a otro local, te avisamos: el ajuste de costo o la devolución se aplica sólo sobre lo que quedó en este local.

Diferencias de precio con la orden de compra si sos monotributista

La orden de compra va sin IVA, igual que el precio de la factura. Si sos Responsable Inscripto, el costo estimado sale de tu costo promedio (que ya está sin IVA). Si sos monotributista, tu costo promedio puede tener el IVA adentro, así que el estimado sale del precio sin IVA de tu última compra de ese insumo; si nunca lo compraste por Compras, de tu costo promedio (sin el IVA sólo cuando sabemos que lo tiene y de cuánto). Igual revisá el estimado antes de mandar el pedido: si no coincide con lo que te cobra el proveedor, al llegar la factura te va a aparecer como diferencia de precio.

Tip: cargá las facturas apenas llegan. Así el stock y los costos quedan siempre al día sin tener que tipear nada a mano, y la cuenta con cada proveedor no se te desordena.