Insumos y recetas (descuento automático de stock)

En Inventario y Compras cargás los insumos (las materias primas) de tu cocina o barra y los vinculás a los productos del menú a través de recetas. Con eso, cada venta descuenta los insumos solos según lo que lleva cada producto.

Paso a paso

1. Entrá a Inventario y Compras y creá el insumo con su stock, su unidad (kilo, litro, unidad) y su costo.
2. Armá la receta de cada producto del menú usando esos insumos y las cantidades que lleva.
3. Cuando vendés ese producto, el stock de los insumos baja automáticamente según la receta.

Para qué sirve

• Ves el costo real de cada producto y su margen.
• Controlás la merma y sabés cuándo reponer.
• El stock de insumos queda siempre al día sin tocarlo a mano.

Atajo: cargar el costo a mano (sin armar la receta)

Armar la ficha de cada producto lleva tiempo, y hasta que no lo hacés el margen te aparece en blanco. Si lo que querés es ver cuánto te deja cada cosa, hay un atajo: en la solapa Ficha de recetas tocá el costo de cualquier fila y escribilo. Listo, eso ya alcanza para que se calculen los márgenes, incluidos los de tus combos.

La tabla viene ordenada por lo que más facturó en el período que elijas, así costeás primero lo que mueve la aguja: con los primeros 20 productos normalmente ya cubrís casi toda tu facturación. Arriba te avisamos cuánta plata está pasando por productos sin costo, y el botón Ver sólo estos te deja justo los que faltan. La columna En combos te muestra qué combos se destraban cuando costeás ese producto.

Cargar el costo a mano no te toca nada más: no borra la receta si ya la tenías, y no cambia cómo se descuenta el stock. Cuando quieras el control fino de insumos y mermas, armás la ficha completa y el costo pasa a calcularse solo.

Tip: el costo a mano te da el margen; la receta completa te da además el control de stock y de merma. Empezá por el costo a mano en lo que más vendés, y dejá las fichas detalladas para cuando tengas tiempo.

¿Por dónde cargo un ingreso de mercadería?

Depende de qué tengas en la mano. Hay tres puertas y elegir bien te ahorra muchísimo tiempo:

• Te llegó con factura del proveedor → Inventario y Compras → Compras. Es la que corresponde. Cargás la factura entera de una sola vez: todos los productos como líneas del mismo comprobante, con IVA, proveedor, cuenta corriente y vencimiento. Además te alimenta el Libro IVA Compras. Si tenés una factura con 20 vinos, es una sola carga.
• Entró mercadería sin factura y son muchos insumos → Materias Primas → Importar Excel → «Descargar planilla con mis insumos». Baja una planilla con todos los insumos que ya tenés y completás sólo las filas que entraron; las que dejás vacías no reciben nada.
• Es un ingreso suelto de un solo insumo → botón «Cargar stock» en la tarjeta de ese insumo. Rápido para uno, pero si son diez productos son diez ventanas: ahí conviene alguna de las dos de arriba.

El costo te lo va a pedir siempre, en cualquiera de las tres. No es un capricho: cada ingreso recalcula el costo promedio de ese insumo, y si dejáramos entrar mercadería a $0 el promedio se te iría para abajo y el margen de todas las recetas que lo usan pasaría a mentirte. En Compras igual lo cargás una vez por factura, no producto por producto.

Si estás reponiendo al mismo precio de siempre, el campo ya viene con el costo que ese insumo tenía cargado, así no lo tipeás de nuevo: mirás que siga estando bien y seguís. Te lo avisamos abajo del campo justamente para que no lo confirmes de memoria — si el proveedor te aumentó, cambialo ahí, porque si no vas a estar metiendo mercadería nueva a un precio viejo. Y si elegís otra unidad (de litro a botella, por ejemplo) el número se ajusta solo.

El costo del insumo es SIEMPRE por unidad

Cuando cargás stock, el costo que ponés es por litro, por kilo o por unidad — no el total de la compra. Es la confusión más común y la más cara: si comprás 30 botellas por $1.326.000 y ponés ese total como costo por litro, Kicket va a creer que cada copa de vino te cuesta una fortuna y todos los márgenes de tu menú van a dar negativo.

Para evitarlo, al cargar stock te mostramos en vivo a cuánto queda el litro (o el kilo) y cuánto pasa a valer tu stock. Mirá ese cartelito antes de guardar. Si el número que tenés a mano es el total de lo que pagaste, cambiá Modo de costo a «Costo total»; si es el precio de la botella o de la caja, elegí esa unidad en Unidad y nosotros hacemos la cuenta.

Cargar muchos insumos de una con Excel

En Materias Primas tenés Importar Excel. Bajá la plantilla desde ahí: trae una solapa Insumos para llenar, otra que explica cada columna y otra con Ejemplos resueltos. Borrá la fila que dice EJEMPLO (si te la olvidás no pasa nada: no se importa).

Lo único que se presta a confusión es cuánto tenés, así que hay dos columnas y llenás una sola:

• cantidad_en_envases — cuántas botellas, cajas o bolsas enteras. Tenés 9 botellas de 750cc → escribí 9 (y poné unidad_compra = Botella con factor_a_base = 0.75).
• cantidad_en_unidad_base — cuánto en litros, kilos o unidades, sin convertir nada. Si ya sabés que son 6,75 litros, escribí 6,75.

Las dos dejan lo mismo, porque 9 botellas de 750cc son 6,75 litros. Lo que no va nunca es poner los litros en la columna de envases: eso sería «6,75 botellas», y no existen envases partidos. Si lo hacés te rechazamos la fila y te decimos en qué columna iba ese número.

Con el costo es igual: costo_unitario (lo que pagaste por cada uno de los que contaste arriba — por botella si contaste botellas, por litro si contaste litros) o costo_total (lo que pagaste por toda la fila). Uno solo de los dos. Si cargás cantidad, el costo es obligatorio: el stock siempre entra a costo.

Cuando termina, te mostramos insumo por insumo qué quedó cargado, con la cuenta a la vista (9 botella × 0,75 = 6,75 L · $6.666,67 por L). Leé esa lista antes de cerrar: es el momento de darte cuenta si un número salió distinto al que esperabas.

O entra todo, o no entra nada

Si alguna fila tiene algo mal, no se importa ninguna y te listamos qué corregir. Es a propósito: un import a medias deja parte de los insumos cargados y parte no, sin forma de deshacerlo.

Hay un caso donde esto te salva de un error que no se ve. Si en tu planilla aparece una cantidad de envases con decimales (3,75 botellas), eso no puede ser: significa que toda tu planilla está en litros. Si importáramos sólo las filas que dan un número redondo (9, 6, 12…), ésas entrarían multiplicadas por el factor y quedarían cortas sin que nada te lo avise. Por eso frenamos el archivo entero y te decimos que pases las cantidades a cantidad_en_unidad_base.

Borrar varios insumos de una

Si cargaste mal una planilla y tenés que limpiar, no hace falta ir de a uno. Tocá Seleccionar, marcá los que quieras (o Seleccionar todos, que agarra todo lo que estás buscando aunque no entre en la pantalla) y Eliminar.

Antes de borrar te decimos cuántos tienen stock y cuánta plata representa a costo promedio, porque ese stock se pierde. Los que estén usados en alguna receta también se pueden borrar: antes de tocar nada te mostramos un cartel con todos los productos afectados, uno por uno. Para cada producto ves si está en la carta o dado de baja, qué insumos de los que elegiste pierde, cuántos le quedan y si la ficha se borra por quedar vacía (la que tiene costo cargado a mano se conserva). Arriba de todo aparecen los que manejan el stock por esa receta: si la ficha les queda vacía se les apaga el stock por receta, porque se venderían sin tope, y van a figurar agotados hasta que les cargues stock. Si estás de acuerdo, Eliminar N y quitarlos de M fichas hace todo junto; Cancelar no toca nada.

Borrar un insumo que se usa en una receta

¿El insumo no se borra porque «se usa en la receta» de algún producto? No hace falta ir a la carta. En Materias Primas, tocá el tacho en la tarjeta del insumo y te mostramos, producto por producto, qué pasa si lo borrás:

• El nombre del producto, y si está en la carta o dado de baja.
• Cuántos insumos le quedan en la ficha después de sacarle éste.
• Si la ficha se queda sin insumos: ahí se borra, salvo que tenga un costo cargado a mano, que se conserva.
• Si el producto maneja el stock por esa receta y la ficha queda vacía, te lo avisamos aparte: una ficha vacía no limita nada y ese producto se vendería sin tope. Por eso le apagamos el stock por receta, y va a figurar agotado hasta que le cargues stock o le armes la ficha de nuevo.

Si estás de acuerdo, tocá Eliminar y quitarlo de N fichas y se hace todo junto. Cancelar no toca nada. Al terminar te repetimos qué fichas se tocaron, así sabés qué revisar.

Si son varios, no hace falta ir de a uno: con Seleccionar el cartel te muestra juntos todos los productos afectados, antes de borrar.

¿Querés sacar un insumo de una sola receta sin borrarlo? Eso sigue siendo desde la ficha del producto. Ahí podés sacar hasta el último insumo: si guardás la ficha vacía, te preguntamos y la borramos.

Corregir el stock de un insumo (para arriba o para abajo)

Cargar stock sólo suma, y siempre te pide el costo. Si lo que tenés que hacer es arreglar el número —cargaste 100 y eran 10, o contaste y hay otra cosa—, en la tarjeta del insumo tocá Corregir stock:

1. Elegí qué pasó:
   • Lo conté — fuiste y contaste. Si falta mercadería, esa diferencia va al reporte de desvíos como pérdida: contaste y no estaba.
   • Lo cargué mal — el número estaba equivocado desde el principio. No va al reporte de desvíos, porque esa mercadería nunca existió.
2. Poné cuánto hay de verdad. Podés escribirlo en botellas o cajas: elegí la unidad y nosotros hacemos la cuenta.
3. Mirá el cartelito «De X pasa a Y» antes de guardar, contá en una línea por qué lo corregís, y listo.

Elegir bien importa: si arreglás un error de carga como si fuera un conteo, el reporte de desvíos te va a mostrar una pérdida —que se lee como robo— por mercadería que nunca tuviste.

Corregir stock no toca el costo. Para eso está el botón de la billetera, Corregir costo.

Si subís la misma planilla dos veces, te avisamos

Cada importación suma stock, no lo reemplaza. Subir el mismo archivo dos veces te carga el doble, y es un error facilísimo de cometer: si dudás si entró y volvés a subirlo, ya te duplicaste el depósito.

Ahora, antes de cargar nada, miramos si alguno de esos insumos ya recibió exactamente la misma cantidad en las últimas 24 horas. Si aparece, frenamos y te mostramos cuáles, con la cantidad que ya tienen. Ahí decidís: Cancelar (no toca nada) o Importar igual (suma, por si de verdad compraste dos veces lo mismo).

Si no estás seguro de si una importación entró, no la vuelvas a subir: cerrá el cuadro y mirá la lista de insumos. El resumen del final te dice, insumo por insumo, qué cargó.

¿Tenés una planilla vieja con la columna cantidad? Seguí usándola, se importa igual que siempre. Las columnas nuevas están para no volver a confundirse.

Me da margen negativo: cómo lo arreglo

Si en la ficha de un producto el costo te da más que el precio de venta, casi nunca es la receta: es el costo del insumo. En la ficha, debajo de cada ingrediente, mostramos la cuenta completa (por ejemplo 0,1 L × $58.933 por litro). Si ese costo por litro no es lo que te sale de verdad, el insumo quedó mal cargado.

Se corrige así: Inventario y Compras → Materias Primas, en la tarjeta del insumo tocá el botón de la billetera (Corregir costo), poné el costo correcto —podés cargarlo por botella, por caja o por unidad base— y contá en una línea por qué lo corregís. Eso cambia el costo sin tocar tu stock, y los márgenes de todos los productos que usan ese insumo se recalculan solos. La corrección queda registrada en el historial del insumo y en Auditoría.

Cargar los costos de muchos insumos de una vez

Si tenés que corregir el costo de decenas o cientos de insumos —por ejemplo, cargaste todo con un costo provisorio, o te llegó la lista de precios nueva del proveedor—, no hace falta abrirlos uno por uno. En Materias Primas tocá Actualizar costos:

1. Bajá tu planilla. Viene con todos tus insumos y el costo que tienen hoy.
2. Llená una sola de las dos columnas de la derecha, la que tengas más a mano:
   • nuevo_costo_por_unidad_base — lo que te sale un litro, un kilo o una unidad.
   • nuevo_costo_por_envase — lo que te sale la botella o la caja entera. Nosotros hacemos la división. Si llenás las dos en la misma fila, esa fila da error: no adivinamos cuál vale.
3. La fila que dejes vacía no se toca. Podés corregir 10 insumos de 300 sin tocar el resto.
4. Subila y mirá el resumen antes de guardar: te mostramos insumo por insumo de cuánto a cuánto pasa, al lado de lo que vos escribiste, y cuánto cambia la valuación total de tu inventario.

Esto no mueve el stock ni carga mercadería: sólo cambia el costo con el que se valúa lo que ya tenés y se costean tus recetas. Para cargar mercadería seguí usando Importar Excel.

Si la planilla tiene algún error, no se cambia ningún costo hasta que lo arregles — ni siquiera los de las filas que estaban bien. Es a propósito: un costo mal cargado no se ve en ninguna pantalla, aparece meses después en el margen de un plato, así que preferimos frenar todo antes que dejar entrar la mitad.

Recuento: cargar lo que contaste

Cuando hacés el conteo físico —cierre de mes, arqueo de barra, control de depósito— lo que querés no es sumar lo que entró, sino dejar el stock en el número que contaste. Para eso está el botón Recuento en Materias Primas:

1. Bajá tu planilla de recuento. Viene con todos tus insumos y, a la izquierda, el stock que tienen hoy en dos formas: en envases (botellas, cajas) y en litros/kilos/unidades. Esas dos columnas son para que compares: no las toques.

2. Escribí el total que contaste en una sola de las dos columnas de la derecha, la que te resulte más cómoda:

   • contado_en_envases — contaste 4 botellas, ponés 4.
   • contado_en_unidad_base — contaste 3 litros, ponés 3.

   Si llenás las dos en la misma fila, esa fila da error: no adivinamos cuál vale.

3. La fila que dejes vacía no se toca. Podés contar sólo la heladera y subir la planilla entera sin miedo. Si contaste y no quedaba nada, poné 0: eso sí deja el insumo agotado.

4. Subila y revisá antes de guardar. Te mostramos insumo por insumo de cuánto a cuánto pasa (por ejemplo 6 → 4 botellas), cuánta plata es esa diferencia y cuánto cambia la valuación de tu inventario. Cada fila tiene su tilde: si alguna no te cierra, destildala y no se aplica.

⚠️ Lo que escribas acá REEMPLAZA el stock, no se suma. Es al revés que Importar Excel, donde se carga lo que entró. Si contaste 4 botellas y el sistema decía 6, ponés 4 y quedan 4. Por eso son dos botones y dos planillas distintas.

Si algo se vendió mientras contabas, te avisamos. La planilla se lleva el stock que había cuando la bajaste. Al subirla comparamos: si en el medio se vendió o entró mercadería, esa fila aparece marcada («en la planilla decía 6 y ahora hay 4») y vos decidís si la aplicás igual o la dejás afuera. Nunca pisamos una venta en silencio.

El recuento no toca los costos. Cambia la cantidad, nada más. Si el conteo te da de más, esas unidades entran al costo que ese insumo ya tenía. Para cambiar precios está Actualizar costos.

Las diferencias en menos quedan registradas como desvío. Es la gracia del recuento: en Inventario vas a ver la comparación entre lo que las ventas deberían haber consumido según tus recetas y lo que realmente contaste. Esa diferencia es la pérdida no explicada —robo, sobre-servido, roturas que nadie anotó— y sin cargar conteos no hay forma de que aparezca. Cancelar una compra no suma a esa pérdida: la mercadería que sale con la cancelación no faltó, había entrado con esa compra.

Si la planilla tiene algún error, no se carga ningún recuento hasta que lo arregles — ni siquiera el de las filas que estaban bien. Es lo mismo que hacemos al actualizar costos: un error de cantidad casi nunca es de esa fila sola, es de cómo se llenó la planilla, y dejar entrar la mitad esconde justo las que fallan sin que se note.

¿Es un solo insumo? No hace falta la planilla: en la tarjeta del insumo, Corregir stock → Lo conté hace exactamente lo mismo para uno. También está en Inventario, con el botón Ajustar de esa fila, que ahora aparece aunque el insumo todavía no tenga costo cargado. Ahí también tenés Lo cargué mal, para corregir un error de carga sin que cuente como desvío.